Datenschutzerklärung
Präambel
Der Russellsche Familienverband e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Beitragseinziehung, der Archivierung von Familienerinnerungen, der Organisation der Familientage, der Erstellung von Berichtsheften und der Information der Verbands- und Familienmitglieder[1]). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Verbandes zu gewährleisten, gibt sich der Verband die nachfolgende Datenschutzordnung.
Verantwortliche / Kontaktdaten
Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die Vorstandsmitglieder des Russellschen Familienverbandes e.V.
z.Zt: Ingrid Staudacher, Sommerstr.4, 82194 Gröbenzell
Andreas Russell, Joseph-Haydn-Str.8, 26721 Emden
Dr. Ansgar Russell, Eichenweg 14, 48336 Sassenberg
§ 1 Allgemeines
Die Erhebung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich von den Verbands- und Familienmitgliedern persönlich, durch deren Übermittlung der Daten an den Verband.
Der Verband verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Verbands- und Familienmitgliedern, zur Erreichung des Verbandszwecks, zu Zwecken der Mitgliederverwaltung, zur Information von Mitgliedern und Nichtmitgliedern des Verbandes und der Familie (z.B. Berichtshefte, Rundbriefe an Familienmitglieder, Stammbaum und Stammtafeln, Ahnenforschung, Durchführung von Familientagen –u.a. Teilnehmerlisten- und Mitgliederversammlungen, Erhebung der Mitgliedsbeiträge und zu steuerlichen Zwecken) sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Die Weitergabe oder Offenlegung an Dritte erfolgt lediglich im Rahmen des Einzugs der Mitgliedsbeiträge oder zur Durchführung von Familienfesten/-tagen (z.B. Druck von Menükarten oder Druckschriften). In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Personenbezogene Daten der Verbands- und Familienmitglieder
Der Verband verarbeitet insbesondere die folgenden, von den Verbands- und Familienmitgliedern zur Verfügung gestellten Daten:
Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Familienstand, Zahl der Kinder, Verwandtschaftsverhältnis, Stamm und Stammnummern; Datum des Verbandsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verband, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
Darüber hinaus werden z.B. im Rahmen von Verbandsveranstaltungen Fotoaufnahmen angefertigt und/oder von Verbands- und Familienmitgliedern für Verbandszwecke zur Verfügung gestellt.
Der Verband betreibt eine nicht öffentliche Webseite (Zugangsgeschützt durch Passwort).
Auf dieser Webseite werden Verbands- und Familienmitgliedern Informationen (z.B. Protokolle von Beirats und Mitgliederversammlungen) zur Verfügung gestellt. Gegebenenfalls auch Stammtafeln (Angabe von Abstammungsverhältnissen) und Bilder von Familientagen / Stämmen.
Bei jedem Zugriff eines Nutzers zur bloßen informatorischen Nutzung dieser Website (es besteht keine Möglichkeit sich zu registrieren oder anderweitig personenbezogen Daten zur Verfügung zu stellen), werden Daten über diesen Vorgang durch den Provider vorübergehend in einer Protokolldatei verarbeitet.
Im Einzelnen werden über jeden Zugriff folgende Daten gespeichert:
· Datum und Uhrzeit des Abrufs (Zeitstempel), sowie die IP-Adresse des zugreifenden Geräts bzw. Servers
· Anfragedetails und Zieladresse (Protokollversion, HTTP-Methode, Referer, UserAgent-String),
· Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge (angefragte URL inkl. Query-String, Größe in Byte) sowie
· Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP Status Code).
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 lit. e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden.
Der Verband unterhält satzungsgemäß ein Familienarchiv, in dem Familienerinnerungen, die auch personenbezogene Daten (z.B. Briefe, Bilder, Stammtafeln, Ergebnisse von Ahnenforschungen, Teilnehmerlisten an Familienfesten) enthalten, hinterlegt und aufbewahrt werden.
§3 Rechtsgrundlage der Datenerhebung und –verarbeitung
Die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach Art.6 Abs.1 DSGVO. Damit eine Erhebung oder Verarbeitung rechtmäßig ist, müssen personenbezogene Daten mit Einwilligung der betroffenen Person oder auf einer zulässigen Rechtsgrundlage erhoben oder/und verarbeitet werden.
Als Rechtsgrundlage gilt insbesondere die Mitgliedschaft im Verband (Vertragsverhältnis) und als Grundlage dieses die Verbandssatzung, beziehungsweise die Einwilligung der Verbands- und Familienmitglieder (nicht Verbandsmitglieder).
§4 Recht auf Widerspruch und Löschung
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sofern sie für Vereinszwecke nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person der Verarbeitung widerspricht oder die Einwilligung widerruft.
§5 Rechte
Gegenüber dem Verband bestehen folgende Rechte hinsichtlich der personenbezogenen Daten:
· Recht auf Auskunft
· Recht auf Berichtigung oder Löschung
· Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
· Recht auf Datenübertragbarkeit
§ 6 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Verbandes am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Russellschen Familienverbandes in Kraft.
[1] Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Erklärung auf eine geschlechtsneutrale Differenzierung (z.B. Mitgliederinnen / Mitglieder) verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.